Mari Belajar Microsoft Word 1

Mari Belajar Microsoft Word 1
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

Untuk memulai Microsoft Word dapat melalui lima cara :

1. klik ganda icon program word pada desktop

2. klik shortcut menu word

3. klik office program bar pada menu start

4. klik nama dokumen/file word bila pernah mengetik dokumen dengan word

5. dengan windows explorer atau start menu find, cari file Microsoft Word atau Winword(tipe file : application atau shortcut) kemudian klik ganda.

Pengoperasian Microsoft Word dapat melalui :

1. memilih menu pada Menu Bar

2. menekan tombol-tombol pada Toolbar

3. menekan Shortcut.

Untuk pemilihan menu dengan keyboard dapat digunakan tombol F10 yang diikuti penggunaan tombol panah dan Enter, atau dengan menekan tombol Alt diikuti dengan tombol huruf yang bergaris bawah pada menu dimaksud. Jika menggunakan mouse maka gerakkan mouse pada menu yang dimaksud (ditandai dengan bentuk seperti tombol pada menu yang terletak pada cursor), kemudian tekan tombol mouse kiri untuk menampilkan isi menu tersebut.

Status bar menampilkan informasi mengenai dokumen yang sedang aktif, seperti nomor halaman, nomor section, jumlah halaman, nomor baris, kolom, jarak baris dll. 

§  Membuat File Baru

 Untuk membuat file baru, Anda dapat memilih menu File-New atau tekan shortcut Ctrl+N

§  Menyimpan File

 Setelah dokumen selesai dibuat, dapat disimpan dengan memilih menu File-Save  atau tekan shortcut Ctrl+S. Setelah memilih menu tersebut bilamana anda belum pernah menyimpan file anda sebelumnnya maka akan pada layar akan muncul tampilan :

Masukkan nama file pada kolom File Name dan kemudian tekan Enter atau pilih tombol Save. Nama file tersebut dapat terdiri maksimum 255 karakter, bisa menggunakan titik atau spasi, tetapi tidak boleh menggunakan karakter * dan ?. Secara default, nama file tersebut akan diberi extention .doc oleh Microsoft Word. Dapat juga anda menentukan letak penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikkan pada file name beserta nama filenya.

§  Membuka File

Untuk membuka dokumen yang ada, dapat memilih menu File-Open atau tekan tombol toolbar atau tekan shortcut Ctrl+O. Maka akan muncul tampilan :

Pilihlah dokumen yang akan dibuka dan kemudian tekan tombol Open, atau jika daftar tersebut terlalu banyak, maka dapat Anda ketikkan nama file (bisa hanya beberapa huruf depan saja) kemudian pilihlah nama dokumen yang ingin anda gunakan.

§  Menyimpan File dengan nama lain

Jika Anda telah menyimpan dokumen dan ingin menyimpannya lagi dengan nama yang lain atau dengan format selain Microsoft Word, dapat dipilih menu File-Save As. Maka akan muncul window yang sama persis dengan window save di atas.

§  Menutup File

Setelah Anda selesai mengetikkan dokumen dan telah disimpan, maka dokumen tersebut dapat Anda tutup dengan memilih menu File-Close atau shortcut CTRL+F4 atau meng-klik simbol silang pada window.

§  Mengedit

Untuk memindahkan suatu bagian dokumen ke lain tempat, juga tidak perlu menghapus dokumen lama kemudian mengetik ulang dokumen tersebut di tempat yang baru melainkan dengan menduplikatnya atau memindahkan saja.

Menduplikat atau memindahkan dokumen tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1. Sorot bagian dokumen yang akan Anda duplikat/pindahkan. Penyorotan/memblok dapat menggunakan mouse ataupun tombol keyboard :

• Kombinasi tombol SHIFT

- SHIFT+CTRL+Panah kiri : blok hingga awal kata

- SHIFT+CTRL+Panah kanan : blok hingga akhir kata

- SHIFT+HOME : blok hingga awal baris

- SHIFT+END : blok hingga akhir baris

- SHIFT+CTRL+HOME : blok hingga awal dokumen

- SHIFT+CTRL+END : blok hingga akhir dokumen

• EXT/modus extended selection

- Tekan tombol F8 dua kali : blok suatu kata

- Tekan tombol F8 tiga kali : blok suatu kalimat

- Tekan tombol F8 empat kali : blok suatu paragraph

- Tekan tombol F8 lima kali : blok section

- Tekan tombol F8 enam kali : blok seluruh dokumen

• Pointer mouse

- Klik ganda suatu kata : blok kata

- CTRL+klik suatu kalimat : blok kalimat

- Klik didepan baris saat pointer berbentuk anak panah : blok baris

- Drag didepan baris : blok sekelompok baris

- Klik ganda didepan baris dengan pointer panah : blok paragraph

- CTRL+klik didepan baris dengan pointer panah : blok seluruh dokumen

- ALT+klik pointer pada naskah : blok segiempat

- Untuk membatalkan blok, klik pointer di sembarang tempat.

2. Jika Anda bermaksud menduplikat dokumen, pilih menu Edit-Copy atau tekan shortcut Ctrl+C.

3. Tetapi jika Anda hendak memindahkan dokumen, pilih menu Edit-Cut atau tekan shortcut Ctrl+X.

4. Pindahkan cursor ke tempat yang baru, kemudian pilih menu Edit Paste atau tekan shortcut Ctrl+V.

5. Jika Anda hendak memilih keseluruhan dokumen, dapat dilakukan tanpa harus menggeser mouse atau menekan tombol panah pada keyboard. Cukup dengan memilih menu Edit-Select All atau CTRL+A.

6. Jika Anda melakukan kesalahan dalam melakukan perubahan pada dokumen dan berniat membatalkannya, dapat memilih menu Edit-Undo atau menekan tombol atau shortcut Ctrl+Z. Tombol yang bergambar segitiga digunakan untuk menampilkan daftar perubahan yang telah Anda buat, dan dapat dipilih sekaligus sehingga tidak perlu menekan tombol tersebut berulang-ulang.

7. Untuk melaksanakan kembali perubahan yang telah dibatalkan, Anda dapat melaksanakannya dengan memilih menu Edit-Redo atau shortcut Ctrl+Y.

8. Untuk menemukan suatu teks tertentu pada dokumen, dapat digunakan fasilitas find yang terdapat pada menu Edit-Find… atau tekan shortcut Ctrl-F. Jika menu tersebut diaktifkan.

9. Untuk mengganti suatu teks dengan teks yang lain, maka dapat Anda gunakan menu Edit-Replace… atau shortcut Ctrl-H atau jika Anda sudah berada pada tampilan Find di atas, dapat langsung tekan pada bagian Replace.

10. Untuk menuju halaman tertentu, dapat dipilih menu Edit-Go To… atau tekan shortcut Ctrl-G.

§  Mengaktifkan / Me-non-aktifkan Toolbar dan Ruler

Toolbar yang akan diaktifkan atau di-non-aktifkan dapat dipilih pada menu View-Toolbar atau Tools - Customize - tab Toolbars kemudian memilih katagori perintah di kotak daftar kategori. Atau cara lain adalah:

• Menu Tools – Customize – tab Commands

• Pilih kategori pada kolom sebelah kiri

• Seret pilihan perintah yang akan dibuat icon pada lokasi yang diinginkan.

Mengembalikan toolbar ke keadaan semula dengan memilih menu View – Toolbars. Pilih toolbar yang akan dikembalikan ke keadaan semula kemudian klik tombol reset.Untuk mengaktifkan atau me-non-aktifkan ruler, dapat Anda pilih menu View-Ruler.

§  Mengubah Tampilan Dokumen

Pengaturan tampilan layer digunakan untuk mengatur mistar vertical, scroll bar horizontal, status bar, dsb dilakukan dengan cara memilih menu Tools – Options – tab View. Selain itu, ada pula modus view atau bentuk tampilan layar dengan 4 pilihan :

     -Normal View – tampilan standar word. Normal View digunakan untuk mengetik, mengubah dan memformat teks secara umum. Pada Normal View, format teks terlihat dan tampilan pada layar sederhana sehingga mudah digunakan untuk mengetik atau mengubah secara cepat.

-Web Layout View – untuk menghubungkan dengan halaman web internet

-Print Layout View – tampilan hasil cetakan. digunakan untuk melihat tampilan dokumen sesuai dengan kertas yang digunakan. Jadi yang tertampil akan sama dengan yang tercetak jika dokumen tersebut dicetak dengan printer. Tampilan ini berguna untuk mengubah header dan footers, mengatur margin, membuat kolom, menampilkan gambar dll

- Outline View – tampilan naskah beserta bagan atau hirarkhi teks. Outline View menyebabkan struktur dokumen mudah dilihat dan juga mudah jika dilakukan pemindahan, penduplikatan serta pengaturan letak teks. Hal ini dilakukan hanya dengan mengatur heading. Pada Outline View ini, juga dapat dengan mudah mengatur tampilan, apakah hanya ditampilkan heading utama, kedua, ketiga dst, atau ditampilkan semua teks.

- Print preview – menunjukkan bentuk dokumen bila dicetak

-Reading Layout – Pengubahan ini dilakukan dengan memilih menu View dan diikuti dengan tampilan yang diinginkan atau dengan menekan tombol yang terletak pada bagian bawah window, di samping kiri horizontal scrollbar.

Belajar Memo

MEMO

Pesan singkat dikenal dengan istilah memo. Memo digunakan untuk menyampaikan pesan tertentu. Memo berasal dari singkatan memorandum yang juga diartikan nota atau surat ringkas yang berisi peringatan tidak resmi, saran, pengarahan atau petunjuk. Memo digunakan dalam situasi khusus, dalam keadaan tergesa-gesa, waktu terbatas atau mendesak. Ada dua jenis memo, yaitu resmi dan tidak resmi. Memo resmi biasanya dibuat oleh instansi pemerintah, kantor swasta atau organisasi. Memo tidak resmi dapat dibuat oleh siapa saja.

Pokok-pokok pesan yang harus ada dalam pesan singkat adalah :

1.      Penerima pesan

2.      Pengirim pesan

3.      Isi pesan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis pesan adalah :

1. Jelas, baik nama yang dituju, isi pesan, maupun pengirim pesan.

2. Singkat isinya, tidak bertele-tele.

3. Diletakkan di tempat yang mudah dijangkau oleh pandangan mata penerima. Misalnya, di depan pintu, di atas meja, di pintu lemari es, maupun di dekat televisi.

    Memo Resmi dan Memo Tidak Resmi

1). Memo Resmi

Memo resmi merupakan surat dinas yang isinya singkat dan dipakai secara intern dalam suatu instansi atau lembaga.

a). Unsur-unsur memo resmi
    a.       Kepala memo
    b.      Judul memo
    c.       Tanggal Penulisan memo
    d.      Penerima memo
    e.       Isi memo
    f.        Tanda tangan dan nama pemberi memo

b). Contoh memo resmi

 2).       Memo Tidak Resmi

      Pesan singkat tidak resmi juga memiliki fungsi seperti memo, yaitu pesan singkat/ pendek dari atasan kepada bawahan dalam satu instansi atau lembaga. Dalam menulis memo, isi harus singkat dan jelas. Kalimat yang digunakan harus efektif. Bahasa yang digunakan pun harus santun.